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Zeitmanagement: Mehr Zeit fürs Wesentliche

Zeit und Geld haben eins gemeinsam: Man möchte viel davon haben - aber im Gegensatz zu Geld lässt sich Zeit nicht aufbewahren. Im Gegenteil: Zeit schrumpft scheinbar immer schneller, je näher wichtige Prüfungstermine oder Referate rücken. Deshalb ist es wichtig, sorgfältig damit umzugehen. Hier erfährst du die wichtigsten Regeln für gutes Zeitmanagement.

Für Schnellleser:

  • Gehe systematisch an deine Zeitplanung heran
  • Beobachte dich selbst und erstelle ein realistisches Zeitprotokoll
  • Erkenne deine größten Zeitdiebe
  • Nimm dir mehr Zeit für eine durchdachte Planung. Das spart Zeit bei der Durchführung
  • Kontrolliere deine Planung fortlaufend
  • Priorisiere deine Aufgaben
  • Ordne systematisch deinen Arbeitsplatz
  • Sag auch mal „Nein“

Du hast im Studium ständig Druck und Stress? Du hast das Gefühl, dass du zu wenig Zeit hast? Vielleicht hast du ja dein Leben mit zu vielen Aufgaben überladen. Vielleicht liegt es aber auch nur an mangelnder Organisation, dass dir die Zeit scheinbar zwischen den Fingern zerrinnt.

Und so gehst du die Sache an

Wenn du systematisch an deine Zeitplanung herangehst, bist du auf einem sehr guten Weg. Wenn du es dann noch schaffst, dir Ziele zu setzen und deinen Arbeitsplatz besser zu organisieren, treten im Idealfall zwei Effekte ein: Du hast mehr Überblick über deine Tätigkeiten und die Herausforderungen, denen du dich stellen musst, sind kein großer unüberwindlicher Berg mehr, sondern einzelne, kleine Aufgaben, die du bewältigen kannst. Genau deshalb wird sich dein Leben durch mehr Organisation entspannter anfühlen.

Schritt 1: die Bestandsaufnahme

Es gibt viel zu viel zu tun? Bei genauerer Betrachtung stimmt das oft gar nicht. Wir lassen uns nur leider zu oft ablenken und merken gar nicht, womit wir Zeit verplempern. Es gibt allerdings einen sicheren Weg, das herauszufinden: Beobachte dich selbst und erstelle ein realistisches Zeitprotokoll. Womit verbringst du wieviel Zeit? Und aus welchem Grund? Was stört dich? Schreib es kurz auf – ein Zettel reicht - und dann schaue dir das Ergebnis an. Dieses wird dich vermutlich überraschen. Aber keine Angst: Es sieht dir niemand über die Schulter aber das Bewusstmachen ist der erste, wichtige Schritt.

Ablenkung durch Ersatzhandlung:

Zu den größten Zeitdieben gehört mittlerweile das Smartphone. Die Beantwortung von eMails, das Stöbern in sozialen Netzwerken und vor allem WhatsApp, Snapchat und Co. üben einen magischen Sog aus und klauen dir die Zeit – man könnte ja was verpassen! Die positive Verstärkung durch die Nutzung dieser Dienste ist viel mächtiger (weil direkter) als ein möglicher Lernerfolg, den du – wenn überhaupt – erst nach Tagen oder Wochen z.B. bei der Rückgabe einer Klausur erfährst. Deine aktuelle Tätigkeit = Lernen und ihr Ergebnis liegen zeitlich einfach zu weit auseinander, so dass andere Aktivitäten, die eine sofortige Belohnung versprechen, im Vergleich reizvoller wirken. Diesen Mechanismus solltest du einmal begreifen, dann kannst du auch etwas dagegen tun.

Ablenkung durch Nichtstun:

Zu den Zeitfressern, die ebenfalls psychologisch bedingt sind, gehört insbesondere die sogenannte Aufschieberitis, neudeutsch auch Prokrastination genannt. Du willst etwas erledigen, schiebst es aber immer weiter vor dir her, ohne die verstreichende Zeit irgendwie sinnvoll zu nutzen. Du holst dir noch einen Kaffee, gehst lieber erst zum Sport oder erledigst eine Ersatzhandlung (s.o.) - es gibt bei diesem Verhalten immer einen Grund mehr, etwas nicht zu tun als endlich anzufangen. Obwohl dieses Verhalten sogar als „Studentenkrankheit“ bezeichnet wird, betrifft es alle Alters- und Berufsgruppen.

Du bist also mit dem Problem nicht alleine. Kannst aber etwas dagegen tun, wenn du auch hier anfängst, dir dein Verhalten im ersten Schritt bewusst zu machen. Aus einem automatisch ablaufenden Vorgang (einer Routine) musst du eine bewußte Handlungen machen: Bereite deinen Arbeitsplatz vor und schaffe geeignete Arbeitsbedingungen, setzte feste Zeiten und wähle realistische Ziele, teile das Pensum auf sorge für Erfolgserlebnisse beim Lernen. Dieses alternative Arbeitsverhalten solltest du systematisch einüben. Wie stark dein Aufschiebeverhalten ist, kannst du auf einer Seite der Uni Münster selbst testen .

Schritt 2: Optimierung der Rahmenbedingungen

Ein sehr hinterhältiger Zeitdieb ist ein unaufgeräumter Arbeitsplatz. Denn er kann für Ablenkungen sorgen und unnötigen Druck machen. Unter einem Stapel Papier, Bücher oder anderem Material lauert oft dieses Gefühl „ich müsste eigentlich noch...“. Gleichzeitig sorgt Unordnung dafür, Dinge immer wieder anzufassen und gleich wieder wegzulegen. Mit einem systematisch organisierten Arbeitsplatz vermeidest du solche Effekte. Außerdem entlastest du dich durch einen „noch zu erledigen“ und einen „erledigt“-Haufen, indem du dir das Gefühl nimmst, ständig viele Dinge gleichzeitig bearbeiten zu müssen.

So räumst du deinen Arbeitsplatz systematisch auf

Leider erledigt sich nichts von alleine. Das gilt natürlich auch für einen aufgeräumten Arbeitsplatz. Er spart zwar in Zukunft Zeit. Doch erst einmal musst du Zeit investieren. Faustregel: Für die erste Aufräumaktion solltest du mindestens zwei bis vier Stunden Zeit einplanen und Alles in einem Zug aufräumen. Du solltest an einer Stelle anfangen und Stapel für Stapel durchgehen und nach einem einheitlichen System ordnen. Zum Beispiel in Ablagefächer für „noch zu lesen“, „noch zu erledigen“, „erledigt, aber noch nicht sortiert“ und ähnliches.

Sind Dinge dabei, die auf dem Schreibtisch nichts zu suchen haben, sollten sie dort auch nicht liegen. Findest du ältere Unterlagen, die du nie gelesen hast: weg damit. Deine neue Struktur solltest du mindestens vier Wochen durchhalten und jeden Abend fünf Minuten einkalkulieren fürs Aufräumen.

Ermittlung von Störfaktoren

Bleibt nur noch, sonstige Störfaktoren zu ermitteln und möglichst zu beseitigen. Störungen durch Reize können schlecht klimatisierte Arbeitsräume sein, Luftzug, Rauch, Unordnung, Geräusche, Lärm, ein ungeliebter „Musikteppich“ vom Nachbarn, visuelle Reize (Sonne, Notizzettel, Lichtquellen) oder auch Gerüche. Auch Personen können stören, zum Beispiel Freunde, Studienkollegen, die Eltern, Telefonanrufe oder unangemeldete Besuche. Tipp: Hast du schon mal daran gedacht, in der Bibliothek oder anderen öffentlichen Räumen zu arbeiten? Manchmal löst eine solche Verlagerung des Arbeitsplatz mit einem Schlag alle Probleme.

Schritt 3: die Planung

Die Erfahrung lehrt: Je mehr Zeit du dir für eine durchdachte Planung nimmst, desto weniger Zeit benötigst du für die Durchführung. Mit ein paar einfachen Routinen lässt sich diese Erkenntnis effektiv umsetzen: So lohnt es sich beispielsweise, morgens als erstes oder schon am Vorabend in fünf bis zehn Minuten den Tag zu planen und die wichtigsten Dinge aufzuschreiben, die du erledigen willst oder musst. Hilfreich ist auch eine kurze Wochenplanung am Sonntag oder Montag. Hilfsmittel können ein Zeitplaner aus Papier (Timer) oder auch dein Smartphone sein. Wichtig: Du solltest nur ein Planungssystem verwenden. Plane Pufferzeiten mit ein, damit dein Zeitplan nicht schon beim ersten unvorhergesehenen Ereignis zur Makulatur wird und du in Stress gerätst.

Tools und Strategien, die bei der Planung helfen

Es gibt eine Reihe von Tools, mit deren Hilfe du deine Aufgaben z.B. nach der Get-Things-Done-Methode (kurz: GTD), dem PARETO-Prinzip oder der Eisenhower-Matrix abarbeiten kannst.

GTD-Listen sind Prioritätslisten, die du nach und nach abhakst. Es kommt darauf an, einmal alle Aufgaben und Termine zu erfassen, zu strukturieren und dann „einfach“ abzuarbeiten. Der Vorteil: Das Gefühl, etwas zu vergessen oder immer am falschen Thema zu arbeiten, verschwindet. Statt ständig zu überlegen, was du noch alles machen mußt, kannst du dich auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren (Apps: Any.do, Evernote, Remember The Milk, DGT GTD & To-Do List, EveryTask oder Todoist).

Das PARETO-Prinzip besagt, dass 80 Prozent einer Gesamtaufgabe in 20 Prozent der insgesamt erforderlichen Zeit erledigt werden können, die verbleibenden 20 Prozent aber oft 80 Prozent der Zeit rauben. Für dein Studium bedeutet das: Kümmere dich zunächst um die Dinge, die den größten Fortschritt innerhalb einer Aufgabe oder eines Projekts versprechen und erst später um die Details. Vielleicht reichen die 80 Prozent in machen Fällen sogar aus und du hast viel Zeit für andere Dinge gewonnen. Allerdings mußt du immer selbst sorgfältig beurteilen, ob die 80 Prozent auch wirklich für den erwünschten Erfolg genügen. Manchmal sind eben doch 100 Prozent erforderlich und dann kommst du um den hundertprozentigen Zeiteinsatz nicht herum, z.B. bei einer Bewerbung (App-Beispiel: 80 20 pareto).

Das Eisenhower-Prinzip ist ein weiteres Planungstool. Die Idee dahinter ist auch hier: Priorisiere deine Aufgaben. Trage die fixen Termine zuerst ein. Dann ordne deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Wichtig sind die Dinge, die einen langfristigen und nachhaltigen Effekt haben, dringend bzw. eilig sind Dinge, die vermeintlich als Erstes erledigt werden müssen. Konkret: Dringend müsste der gerade reingekommene WhatsApp-Gruß beantwortet werden, wichtig wäre es aber, das Referat fertigzustellen (Apps: zum Beispiel Eisenhowers Notizen! oder Smart Reminder).

Ein wichtiger Tipp: Prüfe ernsthaft, ob eine App dir tatsächlich dabei hilft, Zeit zu sparen. Oder ob dich das Eintippen und die Spielerei mit der App vielleicht sogar zusätzliche Zeit kosten. Listen schreiben und abhaken ist ein sehr simpler Vorgang. Manchmal ist ein kleines Notizbuch die bessere Wahl.

Schritt 4: Kontrolliere deine Planung fortlaufend

Ob analog oder digital: Belohne dich, indem du erledigte Punkte sofort streichst. Eine Liste mit durchgestrichenen Aufgaben kann einen sehr motivierenden Effekt für die eigene Disziplin haben. Aber: Aufgaben, die du an einem Tag nicht geschafft hast, solltest du nicht vergessen, sondern in die Planung für den neuen Tag aufnehmen. Im Idealfall hast du dir dafür einen Puffer gelassen. Funktioniert die Umsetzung deiner Planung nicht, ist aber auch das kein Grund zum Verzweifeln. Analysiere deine Fehlplanungen. Du kannst daraus für die Zukunft lernen und es besser machen.

Ein letzter Tipp: Lerne „Nein“ zu sagen

Manchmal ist es wichtig, „Nein“ sagen zu können. Nämlich dann, wenn eine Bitte deine Planung so durcheinander bringen kann, dass du in Zeitnot gerätst. Aber es ist natürlich nicht leicht, jemandem einen Wunsch abzuschlagen. Das ist menschlich. Manchmal sagen wir auch einfach etwas zu, weil wir überrumpelt wurden oder sogar froh über die Ablenkung sind. Ein „Nein“ kann sehr hart klingen, konfrontativ. Wer will schon absichtlich jemanden verärgern? Doch das muss gar nicht sein.

Wenn du eine Anfrage innerlich ablehnst, dann warte nicht, sondern sage sofort „Nein“. Und zwar freundlich und bestimmt, zum Beispiel „Ich freue mich, dass du an mich gedacht hast, aber...". Begründe kurz und sachlich deine Ablehnung, vermeide Rechtfertigungen, Ausreden oder Notlügen. Ein klares, freundliches „Nein“ wird in der Regel akzeptiert.