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Apps für Büro und Job

Auch wenn dein Arbeitgeber die Basisausstattung an Software grundsätzlich zur Verfügung stellt, gibt es diverse kleine Helferlein, die einem den Arbeitstag erleichtert. Wir stellen einige davon vor.

Nützliche Apps

Für Schnellleser:

  • Office, Outlook und Co. stellt der Arbeitgeber zur Verfügung, für die kleinen "Nebenbei-Probleme" des (Arbeits-)Alltags gibt es jedoch mittlerweile viele praktische Apps.
  • Gerade wenn du nicht im Büro an deinem Rechner sitzt, können Apps praktische Helferlein sein, z.B. wenn du dir Dinge für später merken willst.
  • Einige Apps können deine Produktivität verbessern, indem sie dir beispielsweise helfen, dich nicht ständig von den vielen Angeboten im Netz ablenken zu lassen.
  • Wichtig: Wenn es um betriebliche Dokumente und Daten geht, musst du deinen Arbeitgeber fragen, ob du sie via App nutzen darfst.

Für später aufheben:

Hier ein interessanter Artikel, da ein kontroverser Blogpost. Hier ein spannendes Video, da die jüngste Gesetzesänderung für den Job. Rund um den Tag begegnen einem im Netz Beiträge, die man unbedingt noch lesen will, sollte oder muss – wenn denn mal Zeit wäre. Um sich Texte für später aufzubewahren, gibt es „Vorrats“-Apps wie „ Pocket “ oder „ Instapaper “ . Texte, Videos etc. kannst du dort speichern, um sie später online wie offline – praktisch zum Beispiel für Dienstreisen – anzusehen. Auf Wunsch lesen die Apps sogar Texte vor. In den kostenpflichtigen Premium-Versionen erhältst du zum Beispiel größeren Speicherplatz und eine Volltextsuche.

Ähnlich funktioniert die App Evernote . Sie ist so eine Art Schweizer Messer für Notizen, gesammelte Links und erlaubt sogar die Zusammenarbeit mit anderen. Auch hier gibt es die kostenlose sowie aufgebohrte Premium-Versionen.

Ablenkung ausblenden

Da ist der Schreibtisch bis zum Bersten mit Arbeit voll und doch lässt man sich immer wieder und nur allzu gern vom Whatsapp-Klingeln, von Facebook-Nachrichten oder den Angry Birds ablenken. Damit du mit deinen Jobs doch noch rechtzeitig zu Potte kommst, kannst du deine digitale Arbeitsvermeidungsstrategie von entsprechenden Apps zügeln lassen. Über Dienste wie „Stay Focused“ oder „Freedom“ kannst du dir selbst Internet-, Facebook- oder Spielezeit zugestehen. Hast du die weggedaddelt, macht die App die ausgewählten Anwendungen weisungsgemäß dicht und du kannst ablenkungsfrei deine Aufgaben erledigen. Solltest du Kinder haben, lassen sich via App auch deren Online-Zeiten verwalten und zuteilen.

Job finden

Wenn du einen (Neben-)Job oder einen Praktikumsplatz suchst, kannst du das mittlerweile auch recht komfortabel von unterwegs via Smartphone machen. Alle großen Stellenbörsen haben mittlerweile auch kostenlose App-Ableger am Start. Eine sehr große Auswahl bieten die Jobbörsen der Bundesagentur für Arbeit, von Monster und Kimeta. Praktisch: die Umkreissuche. Das Handy bestimmt deinen Standort und präsentiert Angebote in deiner Nähe. Für den Traumjob ist das sicherlich kein Recherchekriterium, aber bei Ferien- oder Semesterjobs kann das ganz nützlich sein.

Vorsagen lassen

Es ist kein großes Geheimnis, dass frei gehaltene Reden und Präsentationen beim Publikum besser ankommen als abgelesene Texte. Trotzdem kann eine unauffällige Gedankenstütze für das Nervenkostüm des Redners nicht schaden. Teleprompter-Apps sind da eine gute Lösung. Mit ihrer Hilfe läuft der Vortragstext langsam auf dem Bildschirm mit – quasi als tragbare Souffleuse im Kleinformat. Weil beim Termin selbst nichts schief gehen darf, solltest du den Einsatz der App im Vorfeld mehrmals ausgiebig testen. Das Smartphone-Display könnte möglicherweise ein bisschen klein als Vortragshilfe sein, ein Tablet dürfte besser klappen.

Projekte wuppen

Wenn etwas so Dröges wie eine Organisations-App allein in Androids Playstore über 42.000 meist positive Bewertungen bekommen hat, kann sie nicht ganz schlecht sein. Mit „Trello“ kannst du von unterwegs Projekte – große wie kleine – managen. Es lassen sich für ganze Teams To-do- und Checklisten anlegen, Aufgaben verteilen, Kommentare einfügen und Termine vergeben.

Daten teilen

Nicht selten sind Dokumente, Bilder oder Videos zu groß, um sie mal eben schnell per Email oder SMS an Kollegen oder Geschäftspartner zu verschicken. Für solche Fälle gibt es Austauschplattformen wie „We transfer “ . Der Versendender lädt seine Dateien dort hoch, schickt dem Empfänger den Link, unter dem die Infos lagern, und dieser fischt sie sich binnen einer gewissen Zeit von dort herunter. Der Vorteil: Keiner der Teilnehmer muss sich als Nutzer registrieren. Ein solcher Austausch von Dateien an einen oder mehrere Empfänger funktioniert in gleicher Weise auch via Dropbox . Allerdings muss sich der Versender hierzu anmelden. Dropbox ist neben dem Datentransfer vor allem nützlich, um eigene Dateien immer griffbereit im Netz zu lagern und um gemeinsam mit anderen an Dateien zu arbeiten, die in der Dropbox abgelegt sind. Das erleichtert die Zusammenarbeit von dezentralen Teams.

Solltest du diese Angebote im Job einsetzen wollen, musst du vorher deinen Arbeitgeber fragen, ob dienstliche Dokumente und Dateien auf diesem Weg versendet werden dürfen.

Gut abheben

Wer geschäftlich viel von Termin zu Termin jettet, kann wahrscheinlich eine Flughafen-App gut gebrauchen. Sie führt nicht nur die jeweils aktuellsten Abflugzeiten, Gates und Verspätungen von zehntausenden Flügen an vielen hundert Flughäfen weltweit auf – der eigene Flug lässt sich aus dem Wust per Barcode finden –, sondern zeigt auch Lagepläne der Flughäfen, Parkplätze, Restaurants, Taxistände etc. Alles, was man als Reisender braucht, um sich schnell auf einem Flughafen bewegen zu können.

Reisen abrechnen

Flugticket, Hotelrechnung, Taxi, Gastgeschenk, Bewirtung – bei Dienstreisen kommt so einiges an Quittungen zusammen, die die Kollegen vom Rechnungswesen nach der Rückkehr fein säuberlich aufgelistet haben wollen. Gerade bei längeren oder häufigeren Geschäftsreisen ist das oft lästig, weil man gar nicht mehr weiß, welche Ausgabe man wann gemacht hat. Hier helfen Reisekosten-Apps. In ihnen kannst du – sortiert nach Reise, Kunde oder Projekt – schon unterwegs alle Ausgaben eintragen, Quittungen als Fotos beifügen, Verpflegungspauschalen und Kilometergeld integrieren, Wechselkurse einrechnen und das Ganze zum Beispiel als pdf an die Buchhaltung weiterreichen.

Für Android: „Reisekostenabrechnung & Spesen“ (Demoversion gratis, Vollversion für 3,99 €)

Für iOS: „Reisekosten Lite“ (abgespeckte Version gratis, als Vollversion „Reisekosten“ für 5,99 €)

Dienstplan führen

Wer jeden Morgen zur gleichen Zeit ins Büro aufbricht und jeden Abend zur gleichen Zeit den Griffel fallen lässt, wird sie nicht brauchen, eine Dienstplan-App. Praktisch ist sie aber für alle, die Schichtdienste schieben, mehrere Jobs koordinieren müssen, sich wechselnde Einsatzzeiten oder -orte merken müssen oder öfter unterschiedlich lang arbeiten. In den Apps kannst du bequem für die Planung notieren, wann du wo anzutreten hast. Rückblickend ist das Ganze aber auch nützlich: Die Apps berechnen zum Beispiel Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage, so dass du immer sehen kannst, wie dick dein Zeitpolster aktuell ist.

Für Android: „Dienstplan-Kalender“ (gratis, erweiterte Funktionen als „Pro“-Version für 2,49 €)

Für iOS: „Dienstplan-Kalender“ (gratis, erweiterte Funktionen als „Pro“-Version für 1,99 €)

Schnell umrechnen

Kilometer in Meilen, Barrel in Kubikmeter, Fahrenheit in Kelvin. Für Um- und Berechnungen aller Art sind Converter-Apps eine feine Sache. Sie helfen dir selbst bei komplexen physikalischen, chemischen, astronomischen oder technischen Themen auf die Sprünge. Es gibt sehr komplexe Converter-Apps, mit denen sich quasi das ganze Universum berechnen lässt, und einfachere, die sich eher für Alltagsprobleme à la „Welche deutsche Schuhgröße entspricht einer amerikanischen 8?“ eignen. Probier‘ einfach aus, was du eher brauchst.

Für iOS: „Converter – Einheitenumrechner“ (gratis), „Converter Plus“ (englisch, mit Werbung gratis, werbefrei für 1,99 Euro)

Für Android: „Einheit-Konverter“ (von Smart Tools Co. oder EZHIL) (beide deutsch, einfach, gratis), „Unit Converter – Convert Pad“ (englisch, komplex, mit extrem viel Inhalt, mit Werbung gratis, werbefrei als „Convert Pad Plus (CvPad+ )“ für 1,48 Euro).